Tot voor kort waren er bijna 650 (!) verschillende afsprakenbrieven voor patiënten in omloop in het MUMC+. Brieven die vaak overvloedige en verwarrende informatie bevatten. Bovendien stelde iedere afdeling zijn eigen brieven op. Vanaf 2016 wordt er daarom, op signaal van de cliëntenraad, gewerkt aan generieke, klantvriendelijke afsprakenbrieven.
Meer dan 600 verschillende brieven die naar patiënten van de diverse poli’s en afdelingen worden gestuurd: dat is nu echt verleden tijd. Ze zijn vervangen door 11 generieke, klantvriendelijke afsprakenbrieven. Sinds februari 2019 maken steeds meer poli’s en functie-afdelingen hier gebruik van.
Per email of liever per post?
Patiënten kunnen kiezen of ze de afsprakenbrief voortaan per post krijgen of via de e-mail. Via e-mail krijgen patiënten extra informatie. Zowel specifiek voor een bepaalde afspraak, maar ook algemeen over een specialisme binnen het ziekenhuis. Door de afspraak via een button te accepteren, staat deze direct in de eigen agenda.
Herkenning en dosering
De belangrijkste winst is herkenbaarheid. De brieven hebben allemaal dezelfde, inhoudelijke kern. Noem het een ruggengraat. Deze zijn aan te vullen met speciaal voor het type afspraak bestemde informatie. Bovendien kunnen afdelingen de brief verder invullen, door zogenaamde tekstbouwstenen te gebruiken. De Stafdienst Communicatie ondersteunt hierbij.
Resultaat
- Type brieven is van 650 teruggebracht naar 11;
- Patiënten zijn actief betrokken in ontwikkeling nieuwe brieven;
- Via functioneel eenvoudig wijzigingen door te voeren;
- Alle afdelingen doen mee.
Met dank aan
Ilse Simons, Irene Habets, Perry Hunen, Paul Bongaerts, Vivian Hoogland, Ralf Driesen, Marjolein Saccol, Mirjam van der Voort, Anne Deckers, Monique Hanraets, cliëntenraad.