We hadden de enkelvoudige afsprakenbrief al mooi op orde, maar patiënten met meer dan één afspraak ontvingen nog steeds meerdere brieven. We wilden eigenlijk heel graag dat de patiënt in één overzicht ziet welke afspraken er zijn gepland.
Daarnaast moeten patiënten vaak gaan ‘shoppen’ in huis om zelf te komen tot de diverse afspraken. Dit was voor ons de aanleiding om te kijken naar een meervoudige afsprakenbrief.
Doel
Het doel is om binnen de poliklinieken van het MUMC+ een generieke werkwijze te hanteren met betrekking tot het plannen van een combi-afspraak. Daarnaast hoeven patiënten niet meer door het ziekenhuis om een combi-afspraak te plannen, maar gebeurt dit op één plek.
Aanpak
We stoeiden lang met de vraag wat een meervoudige afspraak is en wat is een combi-afspraak is. De eerste drie sessies van ons projectteam waren dan ook gewijd aan het definiëren van een combi-afspraak. De combi-afspraak heeft betrekking op alle afspraken die een patiënt heeft in verband met één bepaald ziektegeval, bijvoorbeeld gehoorklachten.
In het projectteam waren naast zorgprofessionals, collega’s van het MIT een belangrijke partner. Dit gaf ons namelijk de mogelijkheid om vanaf de start op een goede wijze de mogelijkheden en onmogelijkheden van het project te verkennen.
Resultaat en vervolgstappen
Het project heeft geleid tot de volgende resultaten:
- Er is geen efficiënte en generieke werkwijze voor het plannen, verplaatsen, annuleren van een combi-afspraak. SAP biedt de mogelijkheid om een ‘zoekstring’ te plannen. Hierbij is echter het probleem dat bij het vervallen van een afspraak, deze zoekstring zich niet herstelt, een probleem dat momenteel nog niet is op te lossen. Dit geeft administratief gezien een hoop werk. Ook kan er in SAP niet gewerkt worden met reserveringen, omdat de meldzuil dan uitvalt. Als met de zoekstring gewerkt wordt om een combiafspraak te plannen dan komen alle afspraken in één generieke afsprakenbrief. Er zijn afdelingen die er gebruik van maken, bijvoorbeeld het Vrouw-, Moeder- en Kindcentrum bij het plannen van afspraken voor een zwangerschap. Dit gebeurt samen met de patiënt.
- Omdat de meervoudige afsprakenbrief technisch gezien niet voor alle afspraken goed werkt, zijn we uitgekomen op een andere oplossing die we vooraf niet voor ogen hadden. We verwijzen namelijk in alle enkelvoudige en meervoudige afsprakenbrieven naar mijnmumc+ voor het meest actuele afspraken overzicht.
- We willen dat patiënten op één plek hun afspraak kunnen boeken. Dit hebben we deels gerealiseerd, namelijk voor de afdelingen die in elkaars planbord kunnen plannen. We hopen dit in de toekomst verder uit te breiden en dat er vanuit één plek alle afspraken voor de patiënt worden ingepland (80/20) en de patiënt niet langs de verschillende afdelingen moet gaan om afspraken te plannen.
Daarnaast zou het mooi zijn als we in de toekomst de afspraken plannen mét de patiënt in plaats van de patiënt te informeren over de geplande afspraak of afspraken.
Met dank aan
Ton Mennen, Floris Smits, Eline Delahay, Mirjam van der Voort, Carmen Kleijnen, Gitte Theunisz, Christianne Kerckhoffs, Edward Nolle & Kimberly Thiemann