Aanleiding:
Tijdens COVID-19 werd er veelvuldig een beroep gedaan op de medewerkers van poliklinieken en functieafdelingen om uit te helpen in de kliniek. Dit bracht onderstaande vragen aan het licht.
- kan acute nood door ziekmeldingen op poliklinieken en functieafdelingen opgevangen worden?
- Hoe kunnen achterstanden op poliklinieken en functieafdelingen, onder andere ontstaan door COVID, weggewerkt worden?
- Hoe kunnen medewerkers in polikliniek en functieafdeling vervangen worden omdat ze actief participeren in innovatieve verbetertrajecten?
Het antwoord op de drie bovenstaande vragen is het oprichten van een piekpool poli en functie.
Aanpak
Een enthousiast team bestaande uit polihoofden en een personeelsadviseur is aan de slag gegaan met het omschrijven van het doel, de criteria en de soort werkzaamheden. Samen hebben ze de kaders van de piekpool vastgelegd en vervolgens getoetst bij de poli- en functiehoofden.
Doel
Het doel van de piekpool is drieledig:
- Allereerst het creëren van een flexibele schil om kortdurend verzuim op te vangen. Hierbij is de maximale periode van inzet 2 tot 3 weken.
- Ten tweede het bieden van ondersteuning ten behoeve van innovatieve projecten.
- Ten slotte het bijdragen aan het vergroten van de uniformiteit van de werkzaamheden binnen de poliklinieken en functieafdelingen.
Organisatie
Een groep van acht studenten geneeskunde is geselecteerd en vormen samen de piekpool. Op wisselende tijden en dagen zijn zij inzetbaar voor diverse werkzaamheden op verschillende poliklinieken. Samen vormen ze maximaal 2 fte.
Dit vergt een nauwkeurige planning van enerzijds de behoefte van de poliklinieken en functieafdelingen. Anderzijds de beschikbaarheid van de studenten.
Resultaat
- De opstart van de inzet van de (flex)studenten verliep moeizaam. Het toekennen van benodigde autorisaties in SAP voor meerdere afdelingen is (nog ) niet goed geregeld in onze interne systemen en procedures. Gaandeweg is hier een administratieve oplossing voor gevonden. Hierdoor is een medewerker na 24 uur inzetbaar. Acute nood wordt dus niet opgelost door de inzet van de piekpool.
- Verder dan een week vooruit plannen is niet mogelijk. Studenten zijn gemiddeld maar 8-10 uur per week inzetbaar op steeds wisselende dagen en tijdstippen.
- Om uit te breiden naar 4 of 5 fte is een studentenpool van 14 – 18 personen nodig. Coördinatie en organisatie moet dan goed geregeld worden.
Vervolgstap
Vanwege de beperkte inzetbaarheid van de studenten en de grote vraag naar flexibele inzet is er voor gekozen om voor de toekomst een piekpool te creëren van vaste medewerkers die op verschillende plaatsen inzetbaar zijn. Zo komt ook het leerrendement bij medewerkers ten goede aan de teams.
Met dank aan
Ilona Bentele, Saskia Buskes, Edith Maes, Ilse Simons, Mirjam van Voort
Wie neemt het initiatief over?
Portefeuillehouders piekpool voor poli en functie: Edith Maes en Miranda Pepels